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中小企业财务信息化的通病及解决方案
2008-01-28 10:03 来源:IT专家网

关键字:财务信息化 财务管理信息化 企业财务信息化

  人情要讲究礼尚往来,财务信息化也是如此,要讲究礼尚往来。这句话何解呢?我们先来看一下,现在大部分企业财务信息化的局限性。

  首席技术官(cto.icxo.com)报道:很多企业在搞财务信息化时,都只局限在财务一个部门。其实,这是非常不好的。伟人说过,绝对的权力,绝对的腐败。而现在就财务部门在用财务管理软件,其他部门都没有直接用到其系统中的数据,这导致的结果就是,财务管理软件在财务部门用的好不好,只有财务部门自己清楚。有些帐务出错了,也没有人去监督;有些帐目应该日事日毕,但是,他们没有及时登帐,可是,没有人去稽核,他们也就相安无事。

  所以,我认为,财务管理信息化要作的好,必须实现“礼尚往来”。即,其他部门如采购、生产、销售等要把当天发生的费用及时汇报给财务,而财务部门也要及时在系统中录入单据,然后把查询的权限交给其他部门,让他们可以实时查询相关信息。

  财务现实场景一:

  某个销售员,想要知道到现在为止,自己负责客户的应收未收明细及未开发票明细。怎么办呢?就去向财务要。然后,财务人员在系统中把报表拉出来,给这个销售员。如此,一个月一次,还可以。双方都不觉得烦,但是,若一个星期一次,那可能财务人员或者销售人员都不会干了。

  解决方法:

  我有时候,去一些企业考察的时候,都觉得非常的奇怪。为什么他们不把这些查询的权限下放给具体的业务员呢?如此,销售人员就能够实时的查询相关信息,这对应收帐款的催缴等等,都是非常有帮助的。当我问及这个问题时,他们有的说没有想到。这个答案这是让人哭笑不得。

  所以,我建议那些只上了财务管理系统(没有上ERP系统,ERP系统一般都可以实现这个功能),把一些应收未收、应开票未开票的报表查询权限下放给各个业务员。如此,有两个好处,一是销售人员可以及时查到这些信息,方便他们的工作;二是对于财务部门也是一个监督,督促他们及时把业务信息输入到ERP系统。

  财务现实场景二:

  月底,销售经理要对业务员进行考核,需要这个月每个销售人员收回了多少款项,还有多少款项没收,有多少逾期了,等等。此时,财务人员就会从他们的财务管理系统中,导出一些报表,稍加修饰整理后,然后发给销售经理。也就是说,销售经理一般只有到月底或者年底才能知道这些情况。这对销售经理及时掌握销售员的动态是不利的。

  解决方法:

  为什么要实现管理信息化呢?其中有一个重要的目的就是实现数据共享。而现在相关信息都集聚在财务一个部门,财务部门更是滴水不漏。他们部门不敢把查询的权限下放给其他部门,有一个重要的原因,就是财务不敢下放。为什么呢,因为若把这些权限下放给其他部门,就意味着他们业务信息的处理必须非常及时,今天发生的业务必须今天就在系统中处理完毕。但是,很多财务人员不能做到这一点。他们有时候忙的话,会推迟个两三天才在系统中做帐。反正没有其他部门人员来查询系统,只要他们当事人知道怎么回事情就好了。真是由于这种心态,所以,财务管理系统的数据不能够保证及时更新。

  所以,我认为,无论是为了管理层的方便,还是为了提高财务管理系统的及时性,都有必要把一些报表的查询权限,下放给其他部门的员工。

  财务现实场景三:

  每到月底,就是财务部门最忙的时候,要忙着登帐、作帐。要把仓库部门拿过来的一张张入库单信息一一输入系统,作为做凭证的依据。出货单也是如此。这些半手工的处理方式,大大降低了财务关系信息化的效果。

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