解决方法:
用过ERP系统的人都知道,财务管理系统可以跟其他部门的模块紧密结合,如出货单、入库单的相关信息都不用手工输入。那若企业没有上ERP系统,只是上了个财务管理系统,难道就要手工的一张张输入了吗?其实不然。
以前我集团的一个子公司就是如此操作。我每次去看的时候,他们好像都很忙,还有专门的人员在那边输单据,因为是制造企业,所以这些单据特别多。我看了就很懊恼,他们虽然个个都很忙,有时候甚至连吃饭都顾不上。但是,忙的没有效率、没有成果。
后来,我就叫集团的一个懂数据库的人,开发了一个成批导入工具。有了这个工具,仓库部门只需要按照固定的格式,把当日的出货信息、收货信息整理成一张EXCEL表格,然后,财务人员一按鼠标,就可以把相关信息导入到财务管理系统的数据库中。如此,财务人员就不用一张张的输单据了。大大提高了工作效率。
综上所述,我觉得现在财务部门的信息化,主要存在两个问题。
1、 数据没有共享。
这是大部分企业的通病。他们以为,财务管理信息化,就是财务部门的事情。其他部门需要什么数据,就像财务部门要好了。其实,这么做非常的不合理。就像上面所说的,若没有其他部门的用户去监督财务部门,则财务管理系统中的数据不能保证及时更新,虽然月底出的报表时正确的,但是,在平时查询数据时,就可能存在误差。
其次,就是其他部门人员每次需要数据的时候,都需要向财务部门要。这无论是谁,都会厌烦。如销售人员,若能够实现数据共享的话,可以每个星期一,导出一张应收帐款余额表,作为本周自己工作的依据。但是,若销售人员不能自给导报表的话,那结果是,很可能销售人员只能一个月拿到一张报表了,在这一个月中,只能靠自己手工记录。可见,如此无论是工作效率,还是信息准确性上面,都值得商榷。
2、 数据与其他部门连接不好。
现在大部分企业,特别是中小企业,都只是上了一个财务管理系统,而没有上ERP系统。光上财务管理系统就有这么一个缺陷,就是财务管理系统的数据来源,都要靠手工输入。而这个手工输入的工作,效率不高,准确率也不是很理想。而且,然后查询起来也是一个问题。
就如同上面所说的,在生产企业中,单据比较多,有些要专门有一个人员来输入这些单据,这可以说是劳命伤财的事情。其实,企业也不是一定要这么做。企业此时只需要花一点小钱,让技术人员开发一个导入工具,如此,只要其他部门按照固定的格式整理好数据的话,即每天提供一份报表的话,则财务人员的工作要轻松很多。并且,如此还可以保证数据的质量,何乐而不为呢?而且,开发一个导入工具的成本也不是很高,千把块钱就可以搞定的事情。
以上这些是自认为财务管理信息化已经做的非常好的企业,仍然存在的一些通病。若大家遇到这些问题,那现在去改进,必然可以使得企业财务管理信息化更上一层楼。有时候,一些细小的改进,就可以使得信息化水平前进一大步。