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经济危机中 如何判断IT项目是否要暂停?
2009-07-15 10:38 来源:比特网

  夏日的午后,天空乌云密布,风在很躁动很狂暴的动着,一副风雨欲来的架势。CIO张远达正站在窗边,心浮气躁的他透过窗户看着外面暴雨将至的景象,不由得思绪万千的回想起刚刚和大老板开会的场景。“总之,一句话就是不产生效益的IT项目应该要立即暂停,我不想再听任何理由和解释了。”张远达头痛的叹了口气,无奈的品尝着大老板大发雷霆的原话。作为公司的CIO,现在最让他头痛的是必须要把手头上众多的IT项目进行清理和立即暂停短期内不产生效益的IT项目。

  经济低迷使到公司的IT预算收紧,再加上目前进行的几个IT项目都出现了预算超支,而且已有多个项目因资金紧张而导致了延期。在此境况下,不但公司高层产生了迟疑:众多的IT项目是继续进行还是暂时搁置下马呢?而且,负责IT项目的张远达也陷入了深深的困惑和担心之中,因为他对IT项目的资金链和项目未来走向也充满了忧虑。事实上,在经济危机期间,这家企业所遇到的现象具有一定的普遍性。那么,CIO应该如何判断项目是否要暂停呢?

  一.经济危机对IT项目的影响

  2009年无疑是经济寒冷的一年。CIO作为企业的IT领导者,必须要对这场经济危机有着清醒的认识。就是CIO要意识到削减IT开支、帮助企业度过危机是自己义不容辞的责任,但也必须要保持足够的理智去认真分析自己所面对的局面,而不能因为糟糕的环境和萎缩的IT预算,就手足无措的把所有的IT项目都暂停。

  (1)资金紧张导致IT预算被大大削减

  根据一份调查显示,一般来说IT开支平均会占企业收入的5%左右。但当企业财务状况需改善时,许多CEO会把眼光放到IT开支上,把它看作是一个可以随时调出资金的对象。例如,CEO会要求CIO把所有不直接对企业生存有影响的IT项目、IT活动、IT人员都要进行调整,或较短时期内见不到收益的IT项目投资必须考虑压缩,或非核心的边缘IT项目应要考虑砍掉,再或者多余的IT技术人员需要考虑是否要裁员等。

  (2)经济危机导致IT需求频繁多变

  IT项目需求混乱不清,项目范围不断蔓延,这是我们在经济危机时在IT项目中经常看到的例子。因为当经济危机时,企业为了更好的生存,可能经常会根据新时期的经营特点,作出更多、更频繁适应经济危机的业务流程变动。所以当公司经营环境和业务流程发生变化时,IT需求也就必然的会发生相应的调整和变更。

  因此,当企业为了适应和渡过经济危机把业务流程更改的程度越大,与IT项目原来设想的实施环境就会偏离越大,此时继续进行IT项目实施所得到的效果当然也就会与现状的期望需求产生偏差,严重的时候或许会成为CIO被迫离职的导火线。因为当IT项目的范围随着经济危机的加深一直不断蔓延和变更的话,如同俗话所说的六月天气说变就变时。那么,处于矛盾漩涡中的CIO和IT项目经理就会多头受气,既处理不好上级领导、项目成员等各方的关系,也平衡不了各方利益,IT项目走向扯皮的现象就越多。而这些都会致使工期发生相应的调整,IT项目将会毫无成功的机会。因此,为了适应经济危机频繁的更改业务需求和业务流程可能是企业无奈之举,但这正是IT项目实施的致命伤,也是CIO在经济危机时考虑IT项目是否需要暂停的重要因素之一。

  (3)危机使人员流动大,常会导致IT项目失控

  有一句大白话,一切问题最终都会归结到人的身上来。任何项目都需要人来做,而IT项目更需要高素质的人才参与。但在经济危机下,许多企业都开始裁员或部份裁员,这样或多或少的会使IT项目参与成员发生变动。据不完全统计,有些企业IT项目参与人员变动率甚至超过百分之五十。事实上,当IT项目参与人员大量流失时,之前的许多工作的努力就会付之东流。因为在一个IT项目中,30%的时间和精力是花在与技术相关的工作,而70%时间是花在与人相关的工作上。所以,人员流失是IT项目的核心问题,也是判断IT项目是否继续实施的关键因素之一,万万不可小视。

  二.判断IT项目是否要暂停的要点

  面对经济衰退,CIO需要用新的思路去认清这场经济风暴。就是在短期内经济复苏的机会很渺茫,CIO必须要树立长期艰苦作战的思想准备,要在合适的时间做正确的决定。也就是说企业的CIO应当重新审视自己,减少那些并非真正需要的IT项目。例如,在近期有一份调查显示有将近80%的CIO说会延迟或取消一些并不是很重要的IT升级项目的实施,还有其中40%的CIO说将会推迟或取消一些短期内非盈利的项目,当然也包括那些CIO本身愿意去做但却被要求延期处理的项目。那么,CIO应该从哪些方面来判断IT项目是否要暂停呢?

  (1)企业是否已经准备好完成该项目的资金?

  俗话说:开门七件事,柴米油盐酱醋茶,样样都需要花钱。同样,对于IT项目来说有足够的成本预算也是绝对不可缺少的事情。因此,是否已经准备好完成此IT项目的预算资金是一个非常关键的考虑因素,而且这部分预算资金最好不要是企业渡过经济危机的救命后备资金。所以,当一个IT项目逐渐显示出预算成本超支而且没有复苏迹象时,取消或暂停这个IT项目也许是明智的选择。否则若急于把这个项目完成,那么就需要结清项目款项,这就会给本身就资金紧张的企业火上加油。相反,若CIO此时把项目暂停一下,节省下来的资金可能反而成为企业急需的救命资金,对于企业是有益的。

  当然,也许有一些IT项目对于公司的生存是至关重要的,它们是不可能停下来的。但是对于CIO来说紧密的关注也是有百利而无一害,因为当一旦发现有超出预算的迹象时,就可以立即采取措施来纠正项目的实施过程了。在经济危机威胁下,企业通过加强IT项目建设来练内功是好事情,但也决不可鲁莽行事。否则,内功没有练好却可能会变为内伤,这样的例子是举不胜举的。

  (2)公司高层是否一致支持?

  企业高层们虽然可能没有想过通过IT项目来解决企业所面临的所有危机。但是他们也肯定希望能够借助IT项目稍微改善一下企业的现状,哪怕是一个小小的改善也行。但若高层们的这个愿望也不能够满足,那么CIO就有可能在经济危机时丧失高层领导的支持。因为当企业高层看不到此IT项目能直接提高企业效益时,他们就会对此IT项目存在的价值抱怀疑态度。所以,在考虑某些IT项目是否需要暂停时,CIO一定要摆正自己的位置。

  要知道老板才是企业的一把手,如果这个IT项目与老总的意愿或期望相违背时,那么CIO就应该果断的站出来做黑脸暂停此IT项目。否则的话,没有企业高层一致支持的项目是走不远的,而且当这个项目陷入困境时,就可能会有人要对CIO做黑脸了。因此,在经济危机资金紧张时,CIO首先需要了解老总和企业高层们的想法,然后根据他们的期望和企业总体规划做出一个IT项目优先次序表,而不只是根据自己的意愿或IT部门的规划来考虑什么项目该做,什么项目不该做。

  (3)此IT项目能否在短期内产生效益?

  在正常情况下,实施一个IT项目是要关注长久效应的。正如俗说所话: 风物长宜放眼量。但是在经济危机这大背景下,特别是当企业经营处于困境时,CIO应该更多的关注项目的短期效益和效应。因为只有如此,才能够保证在企业困难阶段企业上至老总下至普通员工,都能够一如既往的支持此IT项目。

  因此,CIO在经济危机的时候不要想着上一些见效慢的IT项目,那些费钱费力又难在短时间内见效的IT项目,最好先搁置一下。因为这些IT项目不仅会给企业带来比较大的资金压力,而且这些资源使用由于没有带来效益反而可能成为其它部门攻击IT部门的借口,或会影响到企业各部门合作的团结性。所以,在这个时候若上这类IT项目,CIO将会是吃力不讨好的。

  退一步说,即使企业高层同意此IT项目立项和继续实施,那么这个IT项目的资金能否按时到位也是一个问题。故在经济危机时,CIO应该要停止与企业生存无关的IT项目,目的是不想因为这些IT项目再给企业带来比较大的资金支出。若CIO真要继续这些IT项目的话,那么最好也应该要调整一下策略。否则,若CIO强行进行的话,很可能会引火上身。

  (4)此项目实施时间是否很长?

  有资料显示,导致许多IT项目无法顺利完成的一个重要障碍是在于过长的项目持续时间。因为随着项目持续时间的增加,不但资金变数会增多,而且也会带来许多意想不到的负面影响。例如,会加大时间进度压力、会对精心构建的规划和会对巧妙的项目安排造成负面影响。

  做过IT项目的人都有这样的体验,当项目工期一拖再拖时,总是有不断冒出的工作需要完成,而且似乎也没有人知道项目能够什么时候完成。结果是项目计划定了一个又一个,却又总是在不停的修改这个计划,或只能是走一步,算一步。最后是整个项目缺乏有效的监控,最终的质量还是很难保证,陷入烂尾项目的机会会大大的增加。因此,当某IT项目需要持续的时间过长时,就应该要考虑是否先暂停项目的实施,因为计划总没有变化快。

  (5)项目团队人才是否严重的流失?

  在经济危机下,员工最担心的是裁员,但企业最担心的也是有用的人才的流失,特别是IT项目关键成员的跳槽和流失。因为若要把一个员工培养成一个合格的IT项目团队成员,不是一件容易的事情。所以,在经济危机下若IT项目的核心团队成员严重流失或者说不稳定的话,CIO很可能会吃不了兜着走。

  (6)项目是否有考虑风险管理?

  最后,是否有适当的风险管理措施也是一个重要的判断因素。因为IT项目的建设总会遇到许许多多的风险,尤其是在经济危机的时候,风险会特别的多。而且,这些风险不会凭空消失的,当缺乏风险管理措施时,突如其来的风险就可能会毁了项目组前面所做的工作,最后也可能会毁了这个IT项目。

  罗兰•贝格公司有一份研究报告显示,缺乏风险管理是导致IT项目失败的主要原因之一。此据调查显示,约有55%的 IT 项目最后花费了比预期更长的时间或更多的资金,造成这一后果的主要原因就是这些IT项目都没有充分考虑到项目的风险。而且,这些负面风险的影响也通常被低估了,许多公司在评估项目风险的损害时,多数只考虑直接成本,然而间接成本通常更高。因此,在判断IT项目是否要暂停,有没有进行适当的风险管理措施是一个重要的因素。

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